產線停擺的買家不是在跑採購流程。他們在找第一個可信的答案，而四十分鐘內送達的第二好價格，勝過明天下午才到的最好價格。這就是小型供應商相對於大型供應商所能擁有的全部優勢，而它的成本只是一套例行流程。
這些數字為您做了什麼
您的商店頁面顯示兩個由平台而非您自己提供的數字：您的回覆率——您有回覆的詢價單比例——以及您的中位回覆時間。買家在閱讀您的商品之前就會看到這兩個數字。
這兩個數字都不獎勵偶爾一次的快。它們獎勵的是一致性，而這是排程問題，不是銷售問題。
例行流程
每天固定時間檢查三次。 早上、午餐後、下班前。09:10 收到、09:30 回覆的詢價單，與 16:00 才回覆的屬於不同等級，而這個差別是一筆行事曆項目，不是額外的努力。
營業時間內一小時內回覆。 如果一小時內無法報價，請發送下面的暫覆訊息。它能讓買家不轉向別處，而且是誠實的。不過回覆率只計算報價或明確婉拒，所以請在當天送出正式報價。
快速婉拒，並說明原因。 「我們不經營這個系列」只需十五秒，卻能提高您的回覆率。被婉拒的詢價單不是失去的交易；被忽略的詢價單才是失去的買家。
報整份清單，或說明您能供應哪幾項。 比較十個項目詢價單的買家想知道您報的四項是真的，而不是您對另外六項保持沉默。
您需要的三種回覆
寫一次，放在可以隨時貼上的地方。
報價。 每個項目的價格、以工作天計的交期、狀況、保固月數、附指定地點的 Incoterm，以及時間從何時起算。六項事實；其他都是裝飾。買家會比較的運輸條件，請見 Incoterms 指南。
暫覆訊息。 「這款我們有三台現貨，可從 Rotterdam 出貨。我今天下午確認確切版本，並在 16:00 前送出確定價格。」具體、有時限，而且為您爭取到一個下午。
婉拒。 「我們不經營 Festo 氣動產品——只做電氣自動化。如果您有 Siemens 或 ABB 的項目，我們很樂意報價。」十五秒，而買家下次會記得您。
如果您的中位數不好，先修什麼
依每小時投入的影響大致排序：
- 通知送達某個人，而不是沒人負責的共用信箱。 回覆慢，往往是路由問題。
- 每個工作日有指定的負責人。 不是「團隊」。
- 在刊登中公開價格。 每一項顯示價格的商品，都是一張您根本不必回覆的詢價單——買家自助，加入詢價籃或不加。
- 每週上傳庫存。 過時的庫存資料會產生對您已經沒有的東西的詢價單，而您因為必須查核而回覆得慢。保持庫存最新的三種方法，請見檔案格式指南。
- 範本。 見上文。
假期與產能
在無法回覆時開啟休假模式，對您的數字比沉默好，對買家更是好得多。它會暫停媒合、在您的商店頁面顯示公告，而您的回覆率不會因為您根本不會看到的詢價單而受損。回來後關閉它；詢價單當天就會恢復。
產能也是一樣。真的忙到接不了小訂單的供應商，與其每月婉拒二十張詢價單，不如在商店頁面的條款中直接說明——最低訂購金額是可以正當公開的事項。
好的做法長什麼樣
好的做法是這樣的：在大多數商品上公開價格、每週更新庫存、在營業日內回覆，並在無法幫忙時清楚婉拒。這些都不需要更多人手。它需要的是讓詢價單落在一個人每天固定看三次的地方，以及寫好一次的三段文字。