Sparehawk 上的詢價單取代了零件採購中最耗時的那一段：把同一份清單寄給八家供應商、追著其中四家要回覆，然後比較以四種不同格式回來的答案。
送出詢價單後會發生什麼事
- 您建立一份清單。 從型錄加入零件、上傳物料清單，或直接輸入我們尚未辨識的料號。每個項目都有數量，並可選填您可接受的狀況與需求日期。
- 我們逐項媒合供應商。 供應商在有該零件的有效商品、或是列有該品牌與分類且可配送至您的國家時，就會被媒合。媒合是逐項進行的，所以一份十個項目的詢價單，送達的供應商通常比任何單一項目都多。
- 供應商收到並回覆。 供應商看得到項目、數量、您的交貨國家與公司名稱。在您接受報價之前，他們看不到您的電子郵件地址或電話號碼——在那之前的一切都透過平台進行。
- 報價回到同一張比較表。 每個項目的價格、交期、狀況、保固、運送條款。您可以並排檢視，而不是翻八份 PDF。
- 您做出選擇。 接受報價後，雙方交換聯絡資料，訂單直接在您與該供應商之間進行。Sparehawk 不是交易的一方，也不從中抽取佣金。
供應商看得到什麼，看不到什麼
這會影響您該怎麼寫詢價單。供應商看得到：零件與數量、您的交貨國家、您的公司名稱，以及您附上的備註。他們看不到：您的地址、電子郵件、電話號碼、其他供應商的價格，或這份詢價單送給了多少家供應商。
最後這一點是刻意的。知道自己是十二家之一的供應商，報價方式會和知道自己是兩家之一的不同，而這兩種情況下的報價，都不是您希望在一個並非由您選擇的立場下得到的價格。
寫一份會得到回覆的詢價單
拿到五份報價和一份都拿不到的詢價單，差別幾乎總是在細節。
- 提供完整的料號，包含功能版本（如果有的話）。
6ES7315-2EH14-0AB0可以直接回覆；「一顆 315 CPU」得先談過才行。 - 誠實填寫數量。 供應商對一件和二十件的定價不同，而一份寫「1」、下單時卻變成「20」的詢價單，會傷害您剛建立起來的關係。
- 說明您可接受的狀況。 「僅限全新或全新剩餘庫存」可以省去整新廠商報價的功夫，也省去您篩選的功夫。如果您接受二手，就說出來——這往往能讓價格減半。
- 給一個實際的需求日期。 「越快越好」對供應商毫無資訊。「14 日前到廠」則能讓他們知道該不該報快遞運費。
- 在備註中補充機台的脈絡，當零件有歧義時：裝在什麼設備上、要替換什麼、銘牌上寫了什麼。經營該系列產品的供應商，往往能從一張照片辨識零件，比您自己找料號還快。
- 附上銘牌照片，只要是您不完全確定的東西。
需要多久
大多數會報價的供應商都會在一個工作天內完成；本平台的中位數對他們有現貨的零件較快，對需要另外採購的零件較慢。每家供應商的商店頁面都顯示其實測的回覆率與回覆時間中位數，這比他們對自己的任何描述都更能預測結果。
如果一份詢價單在兩個工作天後仍無回覆，通常是三種情況之一：料號對應不到被媒合供應商經營的任何產品、數量超出他們的處理範圍，或是交貨國家是他們不配送的國家。這三點在詢價單上都看得到，也都可以透過編輯後重新送出來修正。
接受報價之後
接受報價後，雙方交換聯絡資料，交易也隨之移交。從那一刻起，適用的是供應商自己的條款：他們的付款條件、運送條款、保固。Sparehawk 會保留報價內容的紀錄，這正是當收到的東西與描述不符時您所需要的——而爭議與評價機制正是為了這種情況而存在。
實際的建議是：在接受報價之前，把整段對話都留在平台上。這不是規定，但這是萬一日後需要時，紀錄能夠完整的唯一方法。