产线停机的买家不是在走采购流程。他们在寻找第一个可信的答复，四十分钟内到达的次优价格胜过明天下午才到的最优价格。这就是小供应商面对大供应商所能拥有的全部优势，而它的成本只是一套例行流程。
这些数字为您做了什么
您的店铺主页显示两个来自平台、而非来自您的数字：您的回复率——您回复过的询价单占比——和您的中位回复时间。买家在看您的商品之前就会看到这两个数字。
这两个数字都不奖励偶尔一次的快。它们奖励的是稳定，而稳定是一个排班问题，不是销售问题。
例行流程
每天三次查看，时间固定。 早上、午饭后、下班前。09:10 到达、09:30 回复的询价单，与 16:00 回复的属于不同的类别，而这个差别只是一条日历提醒，不需要额外努力。
工作时间内一小时内回复。 如果一小时内无法报价，就发送下面的暂缓回复。它能让买家不转向别处，而且是诚实的。不过回复率只统计报价或明确婉拒，所以请在当天提交正式报价。
快速拒绝，并说明原因。 “我们不经营这个系列”只需十五秒，还能提高您的回复率。被拒绝的询价单不是丢失的生意；被忽略的询价单才是丢失的买家。
对整份清单报价，或说明您能覆盖哪些行。 比较一份十行询价单的买家想知道您的四行是实在的，而不是您对六行保持沉默。
您需要的三种回复
写一次，放在随时可以粘贴的地方。
报价。 每行价格、以工作日计的交期、成色、保修月数、带指定地点的 Incoterm，以及计时从何时开始。六项事实；其他都是装饰。买家会比较的运输条款，请见 Incoterms 指南。
暂缓回复。 “我们有三件现货，可从 Rotterdam 发货。我今天下午确认具体修订版本，16:00 前发送确定价格。”具体、有时限，并且为您争取到了一个下午。
拒绝。 “我们不经营 Festo 气动产品——只做电气自动化。如果您有 Siemens 或 ABB 的产品，我们乐意报价。”十五秒，买家下次会记得您。
如果您的中位数不好，先修什么
按每小时投入的影响大致排序：
- 通知送达具体的人，而不是无人负责的共享收件箱。 回复慢，往往是路由问题。
- 每个工作日指定一位负责人。 不是“团队”。
- 在您的商品上公布价格。 每一行有可见价格的商品都是一次您根本不必回复的询价——买家自助服务，要么把它加入询价篮，要么不加。
- 每周上传一次库存。 过期库存会引来对您已不再持有的备件的询价，您又因为要核实而回复得慢。保持库存最新的三种方式，请见文件格式指南。
- 模板。 见上文。
假期与产能
无法回复时开启休假模式，对您的数字比沉默更好，对买家也好得多。它会暂停匹配，在您的店铺主页上显示提示，而您本来就不会看到的询价单不会损害您的回复率。回来后关闭它；询价单当天就会恢复。
产能也是一样。确实忙得顾不上小订单的供应商，最好在店铺主页的条款中直说——最低订单金额是完全可以公布的——而不是每月拒绝二十个询价单。
好的样子
好的做法是这样的：在大多数商品上公布价格，每周刷新库存，在工作日内回复，无法帮忙时明确拒绝。这些都不需要更多员工。它需要的是让询价单落到一个有人每天在三个固定时间查看的地方，以及写好一次的三段文字。