Ein Käufer mit stehender Linie führt kein Beschaffungsverfahren durch. Er sucht die erste glaubwürdige Antwort, und der zweitbeste Preis nach vierzig Minuten schlägt den besten Preis von morgen Nachmittag. Das ist der gesamte Vorteil, den ein kleiner Lieferant gegenüber einem großen hat – und er kostet nichts außer einer Routine.
Was die Zahlen für Sie tun
Ihre Lieferantenseite zeigt zwei Kennzahlen, die von der Plattform stammen und nicht von Ihnen: Ihre Antwortquote – der Anteil der Anfragen, die Sie überhaupt beantworten – und Ihre mediane Antwortzeit. Käufer sehen beides, bevor sie Ihre Angebote lesen, und die Zuordnung bevorzugt Lieferanten, die antworten.
Keine der beiden Zahlen belohnt einmaliges Tempo. Sie belohnen Verlässlichkeit, und das ist ein Terminproblem, kein Vertriebsproblem.
Die Routine
Dreimal täglich nachsehen, zu festen Zeiten. Morgens, nach der Mittagspause, zum Feierabend. Eine Anfrage, die um 09:10 eintrifft und um 09:30 beantwortet wird, spielt in einer anderen Liga als eine um 16:00 beantwortete – und der Unterschied ist ein Kalendereintrag, keine Anstrengung.
Innerhalb einer Stunde in der Geschäftszeit antworten. Wenn Sie nicht in einer Stunde anbieten können, senden Sie die Zwischenantwort unten. Sie zählt als Antwort, sie hält den Käufer davon ab weiterzugehen, und sie ist ehrlich.
Schnell absagen und den Grund nennen. „Diese Familie führen wir nicht" dauert fünfzehn Sekunden und verbessert Ihre Antwortquote. Eine abgesagte Anfrage ist kein verlorener Auftrag; eine ignorierte ist ein verlorener Käufer.
Die ganze Liste anbieten oder sagen, welche Positionen Sie abdecken. Ein Käufer, der eine Anfrage mit zehn Positionen vergleicht, will wissen, dass Ihre vier Positionen echt sind – nicht, dass Sie zu sechs schweigen.
Die drei Antworten, die Sie brauchen
Einmal schreiben und dort ablegen, wo Sie sie kopieren können.
Das Angebot. Preis je Position, Lieferzeit in Werktagen, Zustand, Gewährleistungsmonate, Incoterm mit benanntem Ort und womit die Uhr startet. Sechs Angaben; alles andere ist Dekoration.
Die Zwischenantwort. „Wir haben drei davon am Lager, Versand ab Rotterdam. Ich prüfe heute Nachmittag den genauen Funktionsstand und sende bis 16:00 einen festen Preis." Konkret, mit Uhrzeit – und sie kauft Ihnen den Nachmittag.
Die Absage. „Festo-Pneumatik führen wir nicht – nur elektrische Automatisierung. Bei Siemens oder ABB gerne wieder." Fünfzehn Sekunden, und der Käufer erinnert sich beim nächsten Mal an Sie.
Was zuerst zu reparieren ist, wenn Ihr Median schlecht ist
Grob nach Wirkung je Aufwandsstunde:
- Benachrichtigungen, die eine Person erreichen, nicht ein Sammelpostfach ohne Eigentümer. Die Hälfte aller langsamen Antworten ist ein Routingproblem.
- Ein benannter Verantwortlicher je Arbeitstag. Nicht „das Team".
- Veröffentlichte Preise auf Ihren Angeboten. Jede Zeile mit sichtbarem Preis ist eine Anfrage, die Sie gar nicht beantworten müssen – der Käufer bedient sich selbst und legt sie in den Korb oder eben nicht.
- Wöchentlicher Bestands-Upload. Veraltete Bestände erzeugen Anfragen nach Dingen, die Sie nicht mehr haben – und die beantworten Sie dann langsam, weil Sie erst nachsehen müssen.
- Textbausteine. Siehe oben.
Urlaub und Kapazität
Den Urlaubsmodus einzuschalten, wenn Sie nicht antworten können, ist für Ihre Kennzahlen besser als Schweigen – und für den Käufer deutlich besser. Er pausiert die Zuordnung, zeigt einen Hinweis auf Ihrer Lieferantenseite, und Ihre Antwortquote leidet nicht unter Anfragen, die Sie ohnehin nie gesehen hätten. Beim Zurückkommen ausschalten; die Anfragen laufen am selben Tag wieder an.
Dasselbe gilt für Kapazität. Ein Lieferant, der für Kleinaufträge tatsächlich zu ausgelastet ist, fährt besser damit, das in seinen Bedingungen zu sagen – ein Mindestbestellwert ist eine legitime Veröffentlichung – als zwanzig Anfragen im Monat abzulehnen.
Wie gut aussieht
Die Lieferanten, die auf diesem Marktplatz am meisten gewinnen, sind fast ausnahmslos die, die: auf den meisten Zeilen Preise veröffentlichen, Bestände wöchentlich aktualisieren, innerhalb des Geschäftstags antworten und klar absagen, wenn sie nicht helfen können. Nichts davon braucht mehr Personal. Es braucht, dass die Anfragen irgendwo landen, wo dreimal täglich zu festen Zeiten jemand hinsieht – und drei einmal geschriebene Texte.