Incoterms sind die Kurzklauseln der Internationalen Handelskammer dafür, wer was bei einer Lieferung übernimmt: wer die Fracht zahlt, wer das Risiko trägt, wer verzollt. In der Fassung von 2020 gibt es elf. Auf Ersatzteilangeboten tauchen etwa fünf davon auf – und der Unterschied zwischen zweien davon kann ein Viertel der Rechnung ausmachen. Die Regeln selbst veröffentlicht die ICC; alles Folgende bezieht sich auf die Ausgabe 2020.
Welche Incoterms gelten bei Ersatzteilen?
Fünf decken fast jedes Ersatzteilangebot ab: EXW, FCA, CPT oder CIP, DAP und DDP. DAP – der Verkäufer liefert an Ihre Adresse, Sie übernehmen Importabfertigung, Zoll und Einfuhrumsatzsteuer – ist bei grenzüberschreitenden Bestellungen der übliche Standard. EXW wirkt am günstigsten, überlässt Ihnen aber Abholung, Fracht und Ausfuhrabfertigung.
EXW – Ab Werk. Der Verkäufer stellt die Ware bei sich bereit. Alles danach ist Ihre Sache: Abholung, Fracht, Ausfuhr, Einfuhr, Zoll, Zustellung. Niedrigster Angebotspreis, meiste Arbeit – und die Klausel, bei der Erstkäufer am häufigsten überrascht werden. EXW legt außerdem die Ausfuhrabfertigung auf Sie, was Sie bei einer Sendung aus einem Drittland womöglich gar nicht leisten können.
FCA – Frei Frachtführer. Der Verkäufer übergibt die ausfuhrabgefertigte Ware an einen von Ihnen benannten Frachtführer. Der vernünftige Verwandte von EXW: Verladung und Ausfuhrpapiere macht der Verkäufer, die Fracht Sie. Bei einer Kuriersendung ist FCA ab Werk faktisch das, was die meisten Leute unter EXW verstehen.
CPT / CIP – Frachtfrei / frachtfrei versichert. Der Verkäufer zahlt die Fracht bis zu einem benannten Ort. Das Risiko geht bei Übergabe an den ersten Frachtführer über, nicht bei Ankunft – der Verkäufer zahlt den Transport, das Risiko tragen Sie. CIP ergänzt eine Versicherung, die der Verkäufer für Sie abschließt (in Incoterms 2020 mit hoher Deckung). Einfuhrabfertigung und Zoll bleiben bei Ihnen.
DAP – Geliefert benannter Ort. Der Verkäufer liefert an Ihre Adresse und trägt Kosten und Risiko den ganzen Weg. Einfuhrzoll und Einfuhrumsatzsteuer zahlen Sie und führen die Einfuhrabfertigung durch. Die häufigste Klausel auf grenzüberschreitenden Ersatzteilangeboten – und meist die richtige Voreinstellung.
DDP – Geliefert verzollt. Der Verkäufer liefert an Ihre Adresse und zahlt zusätzlich Zoll und Einfuhrabgaben. Maximaler Komfort – und mit leichter Vorsicht zu behandeln: Ein Verkäufer außerhalb Ihres Landes, der dort nicht umsatzsteuerlich registriert ist, erzeugt in Ihrer Buchhaltung Arbeit. Klären Sie vor der Annahme, wie die Umsatzsteuer fakturiert wird.
Was Sie eigentlich vergleichen
Zwei Angebote über „1.200 €“ sind nicht dasselbe Angebot, wenn eines EXW Mailand und das andere DAP Dortmund ist. Ein realistischer Aufschlag für eine 5-kg-Kuriersendung innerhalb der EU sind 25–60 €; für eine 200-kg-Palette mehrere Hundert; über eine Zollgrenze kommen Abfertigungsgebühren zusätzlich zum Zoll dazu.
Rechnen Sie beim Vergleich alles auf eine Klausel um – üblicherweise „geliefert an meine Adresse, ohne Zoll und Einfuhrumsatzsteuer“, also DAP. Fragen Sie diesen Betrag bei jedem Lieferanten ausdrücklich ab, statt selbst umzurechnen.
Innerhalb der EU
Bei innergemeinschaftlichen Sendungen gibt es keine Zollabfertigung und keinen Zoll; die Wahl reduziert sich auf „wer bucht den Kurier“. DAP ist am einfachsten. EXW lohnt nur, wenn Sie einen Frachtvertrag mit besseren Konditionen haben als der Verkäufer – bei einem einzelnen Karton fast sicher nicht.
Die Umsatzsteuer bei einer innergemeinschaftlichen B2B-Lieferung geht normalerweise auf den Empfänger über, wenn beide Seiten gültige USt-IdNrn. haben: Der Verkäufer stellt ohne Umsatzsteuer, Sie versteuern selbst. Geben Sie Ihre USt-IdNr. mit der Bestellung an, nicht nach der Rechnung. Die Seite „Ihr Europa“ zur grenzüberschreitenden Mehrwertsteuer der Europäischen Kommission erklärt die Regel und verlinkt auf VIES, wo Sie eine USt-IdNr. prüfen können.
Über eine Grenze
Bei Einfuhren aus Drittländern bestimmen drei Zahlen die Landed Costs: der Zollsatz zur Warennummer, die Einfuhrumsatzsteuer Ihres Landes und die Gebühr des Zollagenten. Industrielle Automatisierungskomponenten fallen häufig unter die HS-Positionen 8536, 8537 und 8504, mit EU-Zollsätzen im niedrigen einstelligen Bereich oder null – aber die richtige Warennummer zu bestimmen ist Sache des Einführers, nicht des Verkäufers. Die EU-Datenbank TARIC nennt den Zollsatz zu einer Warennummer.
Verlangen Sie Warennummer und Ursprungsland auf dem Angebot. Beides gehört ohnehin auf die Handelsrechnung, und ein Lieferant, der beides nicht liefern kann, ist ein Lieferant, dessen Sendung im Zoll steht.
Was muss ein Angebot zur Lieferung enthalten?
Ein vollständiges Angebot nennt den Incoterm samt Ort, schätzt die Fracht, wenn der Term sie nicht enthält, und gibt Verpackung, Ursprungsland und Warennummer bei grenzüberschreitendem Versand an sowie, ob eine Versicherung enthalten ist. Fehlt etwas davon, sind zwei ähnliche Preise womöglich zwei verschiedene Geschäfte. Die fünf Punkte als Checkliste:
- Die Incoterm-Klausel und den benannten Ort – „DAP“ allein ist keine Klausel, „DAP Dortmund“ schon.
- Die geschätzten Frachtkosten, wenn die Klausel sie nicht einschließt.
- Die Verpackung: Karton, Palette, ESD, IPPC-behandeltes Holz für den Export.
- Ursprungsland und Warennummer bei grenzüberschreitenden Sendungen.
- Ob die Versicherung enthalten ist und in welcher Höhe.
Jede dieser Fragen ist normal, und sie in der Anfrage statt nach dem Angebot zu stellen, spart einen Durchlauf. Wo sie in einer Anfrage hingehören, zeigt der Leitfaden zu Anfragen; um den zugehörigen Liefertermin geht es in Lieferzeit oder Lagerbestand.
Quellen
Links geprüft am 12. Oktober 2026.
- ICC: Incoterms® 2020: die Seite der Internationalen Handelskammer zu den elf Klauseln, einschließlich der höheren Versicherungsdeckung, die CIP verlangt.
- Ihr Europa: grenzüberschreitende Mehrwertsteuer: die Zusammenfassung der Europäischen Kommission zur Mehrwertsteuer bei Verkäufen an Unternehmen in anderen EU-Ländern.
- TARIC-Abfrage: der integrierte Zolltarif der EU, für Zollsätze und Einfuhrmaßnahmen je Warennummer.