Wie Anfragen auf Sparehawk funktionieren

Eine Anfrage auf Sparehawk ersetzt den Teil der Ersatzteilbeschaffung, der die meiste Zeit frisst: dieselbe Liste an acht Lieferanten zu schicken, vier davon hinterherzutelefonieren und Antworten in vier verschiedenen Formaten zu vergleichen. Die Seite So funktioniert es fasst den Ablauf auf einer Seite zusammen; dieser Leitfaden geht ihn Schritt für Schritt durch.

Was passiert, nachdem Sie eine Angebotsanfrage gesendet haben?

Sparehawk ordnet jede Position den Lieferanten zu, die dieses Teil führen oder Marke und Kategorie angegeben haben und in Ihr Land liefern, und schickt sie ihnen ohne Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Die Angebote kommen in einem Vergleich nebeneinander zurück; wer eines annimmt, tauscht Kontaktdaten aus, und die Bestellung läuft direkt mit diesem Lieferanten weiter.

1. Sie stellen eine Liste zusammen. Teile aus dem Katalog hinzufügen, eine Stückliste hochladen oder Nummern eintippen, die wir noch nicht kennen. Jede Position trägt eine Menge und optional einen akzeptierten Zustand und ein Bedarfsdatum.
2. Wir ordnen je Position Lieferanten zu. Ein Lieferant wird zugeordnet, wenn er ein aktives Inserat für das Teil hat oder wenn er die Marke und die Kategorie führt und in Ihr Land liefert. Zugeordnet wird pro Position – eine Anfrage mit zehn Positionen erreicht daher in der Regel mehr Lieferanten als jede einzelne Position für sich.
3. Lieferanten erhalten die Anfrage und antworten. Sie sehen die Positionen, die Mengen, Ihr Lieferland und Ihren Firmennamen. Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer sehen sie erst, wenn Sie ein Angebot annehmen – bis dahin läuft alles über die Plattform.
4. Angebote laufen in einem Vergleich zusammen. Preis pro Position, Lieferzeit, Zustand, Gewährleistung, Lieferbedingungen. Nebeneinander statt in acht PDFs.
5. Sie entscheiden. Mit der Annahme werden Kontaktdaten ausgetauscht, und die Bestellung läuft direkt zwischen Ihnen und diesem Lieferanten. Sparehawk ist nicht Vertragspartei und nimmt keine Provision.

Was Lieferanten sehen – und was nicht

Das ist wichtig dafür, wie Sie die Anfrage schreiben. Lieferanten sehen: Teile und Mengen, Ihr Lieferland, Ihren Firmennamen und Ihre Notiz. Sie sehen nicht: Ihre Adresse, Ihre E-Mail, Ihre Telefonnummer, die Preise anderer Lieferanten oder an wie viele Lieferanten die Anfrage ging.

Das Letzte ist Absicht. Ein Lieferant, der weiß, dass er einer von zwölf ist, kalkuliert anders als einer, der weiß, dass er einer von zweien ist – und in beiden Fällen bekommen Sie einen Preis, der auf einer Wettbewerbslage beruht, die Sie gar nicht kennen.

Eine Anfrage schreiben, die beantwortet wird

Der Unterschied zwischen fünf Angeboten und keinem liegt fast immer im Detail.

• Geben Sie die exakte Bestellnummer inklusive Funktionsstand an, wo es einen gibt. 6ES7315-2EH14-0AB0 ist beantwortbar; „eine 315er CPU“ braucht erst ein Gespräch. Warum der Funktionsstand zählt, zeigt der Leitfaden zu Siemens-Bestellnummern.
• Nennen Sie die Menge ehrlich. Lieferanten kalkulieren eine Einheit anders als zwanzig, und eine Anfrage über „1“, die bei der Bestellung zu „20“ wird, beschädigt genau die Beziehung, die Sie gerade aufgebaut haben.
• Sagen Sie, welche Zustände Sie akzeptieren. „Nur neu oder neue Überschussware“ erspart einem Aufbereiter das Angebot und Ihnen das Filtern. Wenn Gebrauchtware in Frage kommt, schreiben Sie es – das halbiert oft den Preis. Die vier Stufen erklärt der Leitfaden zu den Zuständen.
• Nennen Sie ein realistisches Bedarfsdatum. „So schnell wie möglich“ sagt nichts. „Am 14. auf der Baustelle“ sagt, ob Expressfracht kalkuliert werden muss.
• Schreiben Sie den Maschinenkontext in die Notiz, wenn das Teil mehrdeutig ist: woran es sitzt, was es ersetzt, was auf dem Typenschild steht. Ein Lieferant, der die Familie führt, erkennt ein Teil oft schneller am Text des Typenschilds, als Sie die Nummer finden.
• Beschreiben Sie das Typenschild in der Notiz (jede Textzeile darauf), wenn Sie unsicher sind, oder lesen Sie es vorher mit der Fotosuche aus.

Wie lange dauert es bis zum Angebot?

Wie schnell Angebote kommen, hängt vom Lieferanten ab und davon, ob das Teil bei ihm im Regal liegt oder erst beschafft werden muss. Sobald ein Lieferant hier Anfragen beantwortet hat, zeigt seine Unternehmensseite die auf dieser Plattform gemessene Antwortquote und mediane Antwortzeit – ein besserer Anhaltspunkt als alles, was er über sich selbst sagt. Ein Teil, das der Lieferant erst beschaffen muss, dauert länger; was die einzelnen Verfügbarkeitsangaben bedeuten, erklärt der Leitfaden zu Lieferzeit und Lagerbestand.

Kommt nach zwei Werktagen nichts, liegt es meist an einem von drei Dingen: die Nummer passt zu keinem Teil, das die zugeordneten Lieferanten führen; die Menge liegt außerhalb dessen, was sie bedienen; oder das Lieferland wird nicht beliefert. Alle drei sind an der Anfrage sichtbar, und alle drei lassen sich beheben: Schließen Sie die Anfrage und senden Sie eine neue mit den korrigierten Angaben.

Nach der Annahme

Mit der Annahme werden Kontaktdaten ausgetauscht und die Abwicklung übergeben. Ab da gelten die Bedingungen des Lieferanten: Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Gewährleistung. Sparehawk bewahrt den Nachweis dessen auf, was angeboten wurde – und genau den brauchen Sie, wenn etwas ankommt, das nicht dem Angebot entspricht. Die Streitfall- und Bewertungsmechanismen existieren für diesen Fall. Die Lieferklauseln, die Ihnen begegnen, erklärt der Leitfaden zu Incoterms.

Der praktische Rat: Führen Sie das ganze Gespräch bis zur Annahme auf der Plattform. Das ist keine Vorschrift – es ist nur der einzige Weg, dass der Nachweis vollständig ist, falls Sie ihn später brauchen.