大多數工廠都有某種零件清單。但很少有一份可以直接寄給供應商、不必打電話就能報價的。兩者之間的差距是每個項目約一週的工作量，而在第一次停機時它就會回本。
備品物料清單應該包含什麼？
每個零件一行，列出製造商、含功能版本的完整料號、說明、機器中的數量、安裝位置或標籤、關鍵程度、生命週期狀態與查證日期，以及架上的備品數量。價格不放進來。逐欄說明如下：
| 欄位 | 為什麼需要它 |
|---|---|
| 製造商 | 一半的料號沒有它就是模稜兩可的 |
| 製造商料號 | 精確，包含功能版本 |
| 描述 | 讓人可以檢查號碼是否合理 |
| 機台內數量 | 決定關鍵程度與訂購數量 |
| 位置／標籤 | 盤面與端子代號，以便找到它 |
| 關鍵程度 | 沒有它產線是否停擺 |
| 生命週期狀態 | 現行／即將停產／已停產，並註明查核日期 |
| 目前備用數量 | 架上實際有的數量 |
其他所有內容——供應商、價格、交期——都屬於報價，而不是物料清單。零件清單中的價格在輸入的隔天就過時了，而且它們是零件清單不再被維護的主要原因。
取得號碼
三個來源，依可靠程度排序。
機台本身的電氣文件。 盤面配置表與配線圖載有機櫃內所有東西的物料號。如果機台附有竣工圖，這是一天而不是一週的工作。
銘牌。 對於任何沒有文件的零件，請拍下銘牌。照片勝過抄寫：您至少會有一次把 0 看成 O、把 1 看成 I，而照片日後可以釐清。
控制器。 PLC 專案會列出硬體組態，包含每個機架中每個模組的訂購號。Siemens 是 STEP 7 或 TIA Portal 中的硬體組態；Rockwell 是 Studio 5000 中的 I/O 樹。這是取得準確 I/O 清單最快的方法，而且往往比圖面更正確。
清理號碼
原始清單的凌亂方式是可預期的，而修正它們正是讓清單可以詢價的關鍵。
- 正規化空格與分隔符。
6ES7 315-2EH14-0AB0與6ES7315-2EH14-0AB0是同一個零件。號碼中哪些部分重要，請見 Siemens 訂購編號指南。 - 解析訂購代碼與舊號碼。 2004 年圖面上的號碼可能已經被取代兩次。對應料號表涵蓋了其中許多；我們依製造商整理的對應料號頁面正是為此而建。
- 把品牌與號碼分開。 一格中的「SIEMENS 3RT2026-1BB40」要拆成兩格。
- 去掉耗材。 束線帶、端子與保險絲屬於倉儲型錄，不屬於關鍵備用零件物料清單。保險絲是值得討論的例外：如果機台使用不常見的規格，就把它們納入。
- 標記您無法解析的項目，而不是刪除它。附有照片的未解析列仍然有用；刪掉的列就沒了。
哪些零件應該備有庫存？
凡是故障造成的停機損失會高於備品持有成本的零件，都應該備一個，並從已停產的關鍵零件開始。下方的規則能把這件事變成逐行計算，在典型的五十行清單中通常會選出十二到二十個零件。
對於沒有正式關鍵程度模型的工廠，一條可行的規則是：當 （每小時停機成本 × 取得零件所需小時數）>（零件成本 × 3） 時就備一個。係數 3 是對持有庫存成本以及可能永遠用不到的機率的粗略估計。把它套用在五十列的清單上，通常會選出十二到二十個零件，這是一個您能夠合理說明的貨架。
然後先檢查這十二到二十個零件的生命週期狀態。一個已停產、又沒有備品的關鍵零件，是整個工作中價值最高的單一發現。找到之後該怎麼做，請見停產管理指南。
維持更新
不維護的物料清單比沒有更糟，因為人們會信任它。兩個習慣能讓它保持誠實：
- 每次更換零件時，就更新該列——架上數量與日期。把它納入工單，而不是另外的工作。
- 每季重新檢查生命週期狀態，只針對關鍵的列。那是對著二十個料號的清單花十分鐘。
取得報價
清單建好之後，為它定價應該只需一次上傳，而不是五十次搜尋。在本站上傳物料清單會一次將每一行與型錄比對，告訴您哪些行已解析、哪些沒有，並把已解析的行轉成一張詢價單，送給能供應清單中零件的供應商。送出之後會發生什麼，請見詢價指南。
未解析的行是第一次上傳最有價值的產出。它們是您工廠裡目前沒有人能辨識的零件，也正是會在凌晨 3 點出問題的那些零件。