大多数工厂都有某种形式的备件清单。但很少有哪一份可以直接发给供应商、无需打电话就能报出价格。两者之间的差距是每行一周的工作量，而在设备第一次停机时它就能收回成本。
备件物料清单应该包含什么？
每个备件一行，列出制造商、含功能版本的完整型号、说明、设备中的数量、安装位置或位号、关键程度、生命周期状态及核实日期，以及货架上的备件数量。价格不放进来。逐列说明如下：
| 列 | 存在的理由 |
|---|---|
| 制造商 | 没有它，一半的料号都是有歧义的 |
| 制造商型号 | 精确到功能版本 |
| 描述 | 让人能够对编号做合理性检查 |
| 机器内数量 | 决定关键程度和订购数量 |
| 位置／位号 | 柜体和端子标识，以便找到它 |
| 关键程度 | 缺了它产线是否停机 |
| 生命周期状态 | 在产／即将停产／已停产，并注明核查日期 |
| 当前备件数量 | 货架上实际有多少 |
其他一切——供应商、价格、交期——都属于报价，而不属于物料清单。备件清单里的价格在录入的第二天就过时了，而且它们是备件清单不再被维护的主要原因。
获取编号
三个来源，按可靠程度排序。
机器自带的电气文档。 柜体元件表和接线图上有柜内每一件设备的订货号。如果机器交付时附带了竣工图，这就是一天而不是一周的工作。
铭牌。 凡是没有文档的，都拍下铭牌。照片比抄录更可靠：您至少会有一次把 0 看成 O、把 1 看成 I，而照片日后能一锤定音。
控制器。 PLC 项目中列出了硬件组态，包含每个机架中每个模块的订货号。Siemens 的话，看 STEP 7 或 TIA Portal 里的硬件组态；Rockwell 的话，看 Studio 5000 里的 I/O 树。这是获得准确 I/O 清单最快的方法，而且往往比图纸更正确。
清理编号
原始清单的混乱是有规律的，整理它们正是让清单可报价的关键。
- 统一空格和分隔符。
6ES7 315-2EH14-0AB0和6ES7315-2EH14-0AB0是同一个备件。编号中哪些部分重要，请见 Siemens 订货号指南。 - 解析订购代码和旧编号。 2004 年图纸上的编号可能已经被替代过两次。对应料号表覆盖了其中许多；我们按制造商划分的对应料号页面正是为此而建。
- 把品牌和编号分开。 一个单元格里的 “SIEMENS 3RT2026-1BB40” 要拆成两个单元格。
- 去掉耗材。 扎带、端子和熔断器属于库房目录，而不属于关键备件物料清单。熔断器是值得争论的例外：如果机器使用了不常见的额定值，就把它们列进去。
- 标记您无法解析的行，而不是删掉它。一个带照片的未解析行仍然有用；删掉的行就没了。
哪些备件应该备有库存？
凡是故障造成的停机损失会高于备件持有成本的备件，都应该备一个，并从已停产的关键备件开始。下面的规则能把这件事变成逐行计算，在典型的五十行清单中通常会选出十二到二十个备件。
对于没有正式关键性模型的工厂，一条可行的规则是：当 （每小时停机成本 × 获取备件所需小时数）>（备件成本 × 3） 时就备一件。系数 3 是对持有库存的成本以及可能永远用不上这一概率的粗略折算。对一份五十行的清单跑一遍，通常会选出十二到二十个备件，这样的货架是说得过去的。
然后首先核查这十二到二十个备件的生命周期状态。一个没有备件的已停产关键备件，是整个工作中发现的价值最高的一项。找到之后该怎么做，请见停产管理指南。
保持更新
一份不维护的物料清单比没有更糟，因为人们会信任它。两个习惯能让它保持可信：
- 每次更换备件，都要更新对应的行——货架上的数量和日期。把它作为工单的一部分，而不是单独的任务。
- 每季度重新核查关键行的生命周期状态。拿着二十个型号的清单，只需十分钟。
获取报价
清单一旦建立，为它定价应当只是一次上传，而不是五十次搜索。在本站，上传物料清单会一次性把每一行与目录匹配，告诉您哪些行已解析、哪些没有，并把已解析的行汇成一份询价单，发给能供应清单中备件的供应商。发送之后会发生什么，请见询价指南。
那次首次上传的未解析行才是有价值的产出。它们是您工厂里目前没人能识别的备件，也正是凌晨 3 点会出问题的那些。